Ventas y Cuentas por Cobrar
La gestión de ventas de TMAX ERP se encarga de los aspectos relacionados al manejo de clientes. El modulo permite definir el flujo de trabajo operativo, a través de la creación y asociación de documentos de venta con el fin de establecer puntos de control, a los cuales el sistema hace seguimiento.
TMAX ERP trae los siguientes documentos pre-configurados: Cotizaciones, Pedidos, Notas de Entrega, Facturas de Ventas, Notas de Débito y Devoluciones / Notas de Crédito. Para evitar la doble entrada de datos, el sistema viene configurado para que las cotizaciones, pedidos, notas de entrega o facturas, puedan intercambiar cualquier información entre sí, independientemente de si estos estén procesados o han sido asignados a otro cliente.
Un documento de venta puede realizar movimientos sobre el auxiliar de cuentas por cobrar, de tesorería y/o de inventarios. Así, por ejemplo, una factura de venta puede cobrarse de contado y el sistema de forma automática generara en el auxiliar de tesorería la entrada de dinero.
Para otro documento de venta se puede definir: el acceso a cada campo, los mecanismos de pago del documento, su relación con otros documentos de compra o de venta y muchos otros.
En los renglones del documento de venta se pueden incluir artículos registrados en Inventario y/o Servicios, cambiar un producto por otro equivalente en los casos en que se agote la existencia, modificar la descripción de un renglón. En la venta no solo se registra el precio y el costo promedio de lo vendido, sino también el serial o lote seleccionado.
TMAX ERP permite definir un número ilimitado de precios o tarifas por producto. Cada cliente puede tener 1 tarifa por omisión, mas esta puede cambiarse al momento de elaborarse el documento.
En el caso de cobros en monedas distintas a aquella en la cual se creó el documento de venta; el sistema generara automáticamente la Nota de Crédito o Débito por diferencial cambiario. El editor de cuentas por cobrar ofrece un estado de cuenta en línea por cliente. Adicionalmente, permite la cancelación o abono de uno o varios documentos de venta. Toda cancelación o abono puede registrarse en combinaciones de los siguientes medios de cobro: Efectivo, cheques, tarjeta de crédito y/o tarjeta de débito.
Los documentos de nota de crédito y notas de débito pueden asociarse a los documentos de factura, para disminuir o aumentar su saldo.
La ficha de clientes incluye: nombre, cédula, dirección fiscal, dirección de entrega, contactos, teléfono, fax, celular, pagina Web, e-mail, RIF; además incluye información como grupo, zona y categoría, vendedor, cobrador, transporte, régimen de impuestos, forma de cobro, límite de crédito, rangos de precios y descuentos, mecanismo de retención del SRI y formatos de factura y cotización, entre otros.
Establece relaciones entre cualquiera de los documentos de venta entre sí, a la vez que permite transformarlos en un documento de compra. Todo esto es configurable de acuerdo a los requerimientos del usuario a través del generador de documentos de venta.
Informes básicos
Grupos de clientes, Clientes, Vendedores, Servicios, Pedidos, Facturas, Notas de Entrega, Notas de Crédito, Notas de Débito, Resumen de Ventas, Libro de Ventas, Utilidad en Ventas, Movimientos del Cliente por fecha, Estado de Cuenta del Cliente, Resumen del cliente, Análisis de Vencimientos y Cobranzas.
Puntos de venta
El módulo de punto de venta ofrece un editor de facturación rápida, donde la velocidad de facturación depende del número de campos que el usuario debe llenar y él número de operaciones que debe ejecutar. A su vez, los campos a llenar por el usuario así como las operaciones a ejecutar se pueden definir a través del editor de configuración de puntos de venta.
En su nivel elemental el punto de venta solo solicitara los productos a facturar; en su nivel más avanzado el punto de venta se comportara como un documento de factura.
Con respecto a la seguridad, el sistema permite indicar para un punto de venta el acceso a: edición o modificación de renglones, asignación de descuentos o cargos y modificaciones o eliminación de documentos.
Los usuarios de punto de venta se pueden asociar a una estación específica.
También permite configurar: Impresión directa (eliminación ventana de selección de la impresora), reimpresión de facturas, ventas a crédito, solicitar confirmación antes de grabación y cancelación de documentos.
Permite definir dos claves de supervisor por punto de venta. Los supervisores podrán modificar cualquier dato introducido en el punto de venta, así como también podrán sobrepasar cualquier limitación de seguridad que a nivel de configuración se hubiese asignado al usuario.
